Waarom digitalisering slaagt of faalt in het MKB

In dit blog nemen we je mee naar een van onze interessantste cases van het afgelopen jaar: het tijdbesparende corona platform dat we ontwikkelden voor de GGD.

Op het hoogtepunt van de eerste coronagolf loste GGD West-Brabant een nijpend tekort aan personeel op met behulp van onze slimme, goed beveiligde webapplicatie GGDchat.

Een bijzonder digitalisering project dat veel inspiratie biedt voor MKB-bedrijven die digitale ambities hebben. We delen graag een aantal onmisbare, praktische tips met je op basis van onze praktijkervaringen en ‘lessons learned’ in dit project.

Corona: aanjager voor digitalisering

Vóór de coronacrisis kwam de digitale transformatie in het MKB over het algemeen maar moeilijk op gang. Digitalisering was een investering die ondernemers zich niet altijd konden of durfden veroorloven.

De komst van COVID-19 heeft ondernemers gedwongen om in sneltreinvaart het bedrijf en processen te digitaliseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan compleet nieuwe online verdienmodellen, of handige applicaties om vanuit huis te kunnen werken en samenwerken. Inmiddels zien veel bedrijven in dat digitaliseren noodzakelijk is om te overleven, en volop kansen biedt om te groeien.

Ook bij de GGD heeft corona digitalisering verder aangejaagd

Tijdens de eerste coronagolf moest de GGD duizenden mensen monitoren voor bron- en contactonderzoek. Een reusachtige taak waarvoor veel extra personeel werd gezocht, die er niet altijd was. Wij hielpen de GGD met een beveiligde maatwerk webapplicatie, zodat zij hun proces konden digitaliseren en de werkdruk flink wisten te verlagen.

Help je bedrijf vooruit met het web

Wij geloven dat iedere organisatie, net als de GGD, tijd of geld kan besparen - of verdienen - met verdergaande digitalisering. Ook jij. Lees hieronder onze onmisbare tips, geïnspireerd op het GGD project, hoe je het web voor jouw bedrijf kunt laten werken.

Maar laten we bij het begin beginnen.

Wat is digitalisering?

Oorspronkelijk had digitalisering één betekenis: het proces om fysieke gegevens om te zetten in digitale data. Een goed voorbeeld hiervan is het inscannen van een document. De term digitalisering heeft echter meer betekenissen gekregen en het digitaliseren van processen is in feite de belangrijkste voor bedrijven.

Onder de digitalisering van processen wordt het opnemen van digitale technologieën in bedrijfsprocessen verstaan, met als doel deze te verbeteren. Door processen te digitaliseren, veranderen bedrijven de manier waarop ze omgaan met hun klanten en veranderen ze ook vaak hun inkomstenstromen.

Waarom is digitalisering belangrijk?

Digitaliseren is noodzakelijk om te kunnen blijven groeien en innoveren. Het maakt je onderneming wendbaar en flexibel, wat cruciaal is om in deze crisistijden te overleven. 

Digitale transformatie is nodig om:

1. Je positie op de markt te behouden
2. De concurrentie voor te blijven
3. Klanten tevreden te houden
4. Te groeien in omzet
5. Tijd- en kostenbesparend te werken

Steeds meer ondernemers zien het belang van digitaliseren.

Hoe weet je of je bedrijf moet digitaliseren?

Als een van onderstaande situaties op jouw bedrijf van toepassing is, dan weet je dat het tijd is om (verder) te digitaliseren:

• Je wilt met dezelfde groep mensen groeien naar meer omzet.
• Je wilt repeterende (‘domme’) taken weghalen en mensen inzetten op die punten waar ze echt waarde toevoegen aan het proces.
• Je wilt de klantervaring die je biedt efficiënter en meer gestroomlijnd maken.
• Je bent op zoek naar een manier om de efficiency te verbeteren. Een hoger rendement is gewenst.
• Je website en systemen zijn verouderd en voldoen niet meer aan de wensen.
• Je weet niet goed hoe je data kunt verzamelen en verwerken om er meer inzichten en voordeel uit te halen.
• ‘Management by Excel’: je gebruikt spreadsheets als oplossing voor de meeste problemen.
• Je besteedt veel tijd aan de afhandeling van e-mails.

Herken je een of meer van deze situaties? Lees dan verder wat de meest voorkomende voordelen en toepassingen van digitalisering zijn.

De belangrijkste voordelen / toepassingen van digitalisering

Door minder handmatig en meer digitaal te werk te gaan, maak je minder fouten, lopen processen efficiënter en bespaar je geld. Digitaliseren helpt je groeien op verschillende vlakken.

De volgende voordelen en toepassingen van digitaal werken zijn voor ieder bedrijf interessant:

1. Tijds- en kostenbesparing

Je hebt één document nodig uit het archief en dit kost veel zoekwerk. Herkenbaar? Slimme systemen kunnen je tijd en moeite besparen door simpelweg in een Google-achtige zoekfunctie de naam van het document in te voeren.

Ook nieuwe gegevens kunnen sneller worden verwerkt. Als een medewerker administratieve gegevens verwerkt in bijvoorbeeld een webapplicatie, dan is deze informatie direct beschikbaar voor diens collega’s in het bedrijf. Hierdoor kan de volgende stap, bijvoorbeeld het versturen van een factuur of het verzenden van een bestelling, sneller worden opgepakt met een betere dienstverlening als resultaat.

Met digitalisering zet je veel voorkomende processen om in automatische processen. Zo worden deze processen gebruiksvriendelijker, sneller en efficiënter voor jou en de klant.

2. Verdere tijdsbesparing met het koppelen van systemen

Als meerdere systemen worden gebruikt, kan het nuttig zijn om verder te digitaliseren door ze met elkaar te verbinden. Middels API’s en koppelingen stel je systemen in staat met elkaar te communiceren. Gegevens worden op deze manier automatisch opgevraagd en verwerkt. Dit heeft als voordeel dat veel werk uit handen kan worden genomen, omdat gegevens niet meer handmatig van het ene systeem in het andere systeem ingevoerd hoeven worden.

Ons project voor Mora België is hier een mooi voorbeeld van. Mora België was op zoek naar mogelijkheden om zowel de consument als de B2B markt beter te kunnen bedienen. Daarom hebben wij één website gemaakt voor beide doelgroepen. En een koppeling met hun productassortiment mogelijk gemaakt zodat deze producten vanuit de bronapplicatie ingeladen worden in de website.

3. Gerichte en geautomatiseerde marketing en communicatie

Klanten stellen hoge eisen aan hun communicatie met bedrijven. Ze verwachten een gebruiksvriendelijke manier om snel en veilig te communiceren.

Een ander voordeel van digitalisering is de mogelijkheid om klanten beter te bedienen en bereiken. Met gericht adverteren, persoonlijke e-mails, relevante pushmeldingen en het gebruik van social media kunnen bedrijven makkelijker nieuwe klanten aantrekken en van dienst zijn.

Er zijn ook technologieën beschikbaar waarmee bedrijven (potentiële) klanten beter en sneller kunnen leren kennen, zoals tools die websitebezoekers herkennen en opvolgen. En marketing automation systemen die op uitgekiende momenten zonder tussenkomst van medewerkers met jouw klanten communiceren.

4. Op afstand werken en samenwerken

Zoals iedereen inmiddels weet, betekenen digitalisering en de opkomst van de cloud ook dat thuiswerken makkelijker is geworden. Vanaf huis kun je je zaken eenvoudig regelen, omdat alle belangrijke documenten via de computer thuis bekeken kunnen worden. Ook meetings, werksessies, interne communicatie en project management kunnen heel goed digitaal vormgegeven worden, met behulp van een breed scala aan programma’s voor digitale communicatie en online samenwerken.

De cloud biedt eveneens mogelijkheden voor werk dat ergens op locatie uitgevoerd moet worden. Via een mobiele verbinding kunnen gegevens direct verstuurd worden naar kantoor, zodat processen zonder oponthoud doorlopen.

5. Effectief rapporteren van complexe informatie

Digitalisering biedt bedrijven die complexe data verwerken de mogelijkheid om informatie effectief te visualiseren. In tegenstelling tot papier waar je vastzit aan één format, bieden applicaties de optie om de weergave van informatie naar wens aan te passen. Even een kolom toevoegen of verwijderen, een periode aanpassen, of de informatie weergeven in tabel- of grafiekvorm. Een rapport is zo gemaakt en aangepast. Zo geeft digitalisering controle over je informatie.

Ons project voor Organiseer Het Zelf is een goed voorbeeld. Voor hen ontwikkelden we een teamanalyse tool dat als meetinstrument wordt ingezet binnen zelfsturende teams om inzicht te krijgen waar ze staan qua ontwikkeling. Na het invullen van de vragenlijst kun je een rapportage downloaden die direct inzicht geeft in de teamontwikkeling. Ook biedt het rapport gerichte ontwikkeltips en adviezen waar het team mee aan de slag kan.

6. Gegevens beveiligen en afschermen

Digitaal kun je gegevens goed afschermen voor onbevoegden zodat gevoelige gegevens veilig zijn. Dus geen los slingerende papieren meer met persoonsinformatie, maar een overzichtelijke database die beveiligd is volgens de gewenste AVG / privacy standaarden. Dit zorgt ervoor dat medewerkers alleen bij die informatie kunnen komen die voor de taak / rol die ze hebben noodzakelijk is.

Met digitale tools kun je ook je data naar relevantie filteren, zodat iedere medewerker of klant alleen die informatie te zien krijgt die voor diegene interessant is. Een mooie manier om informatiestress te voorkomen.

Onmisbare digitalisering tips uit onze praktijk

Okay, genoeg over het waarom, de voordelen en toepassingen van digitaliseren.

Hieronder volgen onze onmisbare digitalisering tips op basis van de praktijkervaringen en ‘lessons learned’ in het GGD project waarin we een tijdbesparend corona platform [link naar case] ontwikkelden. Met behulp van onze webapplicatie GGDchat loste de GGD in 2021 een nijpend tekort aan personeel op.

Tip 1: Het begint bij visie en leiderschap en niet bij technologie

Daniel Schoone, digitaal strateeg bij d-Media: “Eén van de grootste valkuilen is dat we verwachten dat de techneuten met alle oplossingen komen. Technisch kan er veel. Bijna alles. Maar de belangrijkste schakel bij innovatie en digitalisering is het hebben van visie, leiderschap en een heldere ambitie. Daar begint het allemaal mee.”

Door de coronapandemie werd innovatie en digitalisering nog meer gestimuleerd bij de GGD West-Brabant. Zo bleek al snel tijdens de eerste coronagolf dat het opschalen van bron- en contactonderzoek nodig was om alle positief geteste personen te kunnen bellen. Maar bellen was niet altijd de beste manier: geregeld kreeg de GGD mensen niet te pakken, soms kwam het gewoon even niet uit, of vond iemand het vervelend om gebeld te worden. Tijdens een innovatiesprint, een soort lange brainstormsessie voor innovatie, is toen het idee van GGDchat geboren. De GGD was ervan overtuigd dat het onderzoeksproces makkelijker moest kunnen voor de burger. Met deze heldere visie en ambitie heeft het project een vliegende start gekregen.

Tip 2: Bepaal je online strategie

Een andere voorwaarde voor succesvolle digitalisering is een goede inventarisatie. De beste manier om het web voor je te laten werken is door een solide basis neer te zetten met een onderbouwde online strategie. Je brengt in kaart hoe je er nu voorstaat en wat je wil bereiken. Analyseer je huidige cijfers en vertaal je doelen naar een heldere internetstrategie.

Lex Verhoof, manager operations en projecten bij d-Media: “Je online strategie beantwoordt de volgende vragen. Wanneer werkt het web voor jou? Als je bedrijfsprocessen efficiënter maakt? Als je meer inzicht hebt en sneller kunt sturen? Als je meer bezoekers werft met minder moeite?

d-Media kan je helpen met het analyseren van je huidige online data en het in kaart brengen van relevante processen. Zo krijg je inzicht in je prestaties en ontdek je waar het beter kan. ‘Webstart’ noemen we dat.”

Digitalisering kan alleen als je inzicht hebt in je bestaande processen en als je processen op orde zijn. Ook de GGD is begonnen met het uitschrijven van het bestaande proces voor bron- en contactonderzoek. Van daaruit is, in samenwerking met technische partners zoals d-Media, onderzocht welke onderdelen door digitalisering verbeterd kunnen worden. Dankzij een transparante procesbeschrijving konden belangrijke verbeterpunten worden blootgelegd.

Tip 3: Gewoon beginnen en steeds weer een nieuwe stap nemen

Digitalisering kan best een uitdaging zijn. Je weet niet precies waar je aan begint. Je bent afhankelijk van techniek. Je weet niet precies wat het gaat kosten en opleveren. Veel onzekerheden die er soms toe leiden dat bedrijven liever nog even niets doen.

Je bedrijf verbeteren is niet makkelijk, maar niets doen verbetert helemaal niets. Daarom is misschien wel onze belangrijkste tip om gewoon te beginnen. Dat klinkt simpel, en dat is het eigenlijk ook. Je hebt ‘doeners’ nodig die ruimte krijgen om te experimenteren met verantwoorde risico’s.

Want je bent er nooit helemaal klaar voor. Maar je begint gewoon met doen. Dan zul je zien dat sommigen vanzelf aanhaken. En dat niet iedereen binnen het bedrijf even makkelijk digitale stappen kan nemen. Dus zorg ervoor dat je stap voor stap iedereen meeneemt in het traject.

Door op deze manier klein te denken en te werken is het behapbaar om te vernieuwen. Begin bijvoorbeeld met het optimaliseren van één product of één proces, werk dit helemaal uit en vertaal de leereffecten naar de rest van je bedrijf. Zo hou jij met je team focus en voortgang.

GGD West-Brabant werkt al jaren op deze pragmatische manier, en met succes. Het is een van de meest innovatieve en effectieve GGD regio’s in Nederland. Wil je meer weten over de innovatie aanpak van de GGD West-Brabant? Lees dan over de VOORT innovatie methode.

Tip 4: Innovatie komt vaak van buitenaf, kijk naar bewezen oplossingen

Daniel Schoone: “Gooi je luiken open en zie wat er allemaal al bedacht is. Veel bedrijven steken veel tijd, geld en moeite in het maken van iets wat al lang bestaat. Waarom het wiel opnieuw uitvinden als het al eerder - en misschien zelfs beter - bedacht is? Maak verbinding met de buitenwereld. Wees nieuwsgierig. Laat je inspireren. Zo kom je snel tot de meest briljante innovaties.”

De GGD heeft in een vroeg stadium een aantal technische partners erbij geroepen om hun innovatie idee te helpen ontwikkelen en bouwen. Daarbij is gebruik gemaakt van zowel bestaande, bewezen oplossingen als maatwerk techniek om het geheel aan elkaar te knopen. Als de GGD alles vanaf nul op maat gebouwd zou hebben, zou het project veel langer geduurd hebben en veel meer geld hebben gekost.

Tip 5: Bouw en test een proof of concept / prototype

Iemand overtuigen dat een idee voor digitale innovatie fantastisch is, werkt het beste door te laten zien dat het fantastisch is. Een concrete uitwerking is overtuigender dan een rapport of presentatie. Met een proof of concept of prototype maak je in relatief korte tijd je idee concreet. Het verschil: een proof of concept laat zien dat het idee gemaakt kan worden. Een prototype laat zien hoe het gemaakt is.

Lex Verhoof: “Waarom je idee niet gewoon ontwikkelen en bouwen? Omdat verandering vaak weerstand oproept. Collega’s vragen zich af waarom je iets zou veranderen wat ‘prima’ werkt, en al helemaal als dat kosten met zich meebrengt. Met een proof of concept of prototype heb je keihard bewijs in handen dat een verandering wat oplevert.

Niets is dan ook mooier dan het zien en vasthouden van een idee. Je laat zien dat het werkt en hebt meteen een ideale basis om door te ontwikkelen. Dit stelt je als bedrijf in staat om sneller beslissingen te maken. Je kunt keuzes op basis van waarnemingen maken in plaats van aannames.”

Onze ervaring bij d-Media is dat deze manier van werken een positieve invloed heeft op de ontwikkelsnelheid, het totale budget en de invulling van het uiteindelijke product. Ook de GGD werkt op deze manier. In het project hebben we in feite een proof of concept / prototype opgeleverd om te laten zien dat het idee werkt. Om vervolgens te kunnen berekenen wat ervoor nodig is om het product verder in het hele land uit te rollen. Een goede inschatting van kosten en opbrengsten, en een gedegen besluitvorming voor opschaling waren zonder proof of concept / prototype echt onmogelijk geweest.

Tot slot

Hierbij nog even de vijf onmisbare digitalisering tips op een rij:

1. Het begint bij visie en leiderschap en niet bij technologie
2. Bepaal je online strategie
3. Gewoon beginnen en steeds weer een nieuwe stap nemen
4. Innovatie komt vaak van buitenaf, kijk naar bewezen oplossingen
5. Bouw en test een proof of concept / prototype

We hopen van harte dat het digitalisering project van de GGD - met onze concrete tips, praktijkervaringen en ‘lessons learned’ - inspiratie biedt voor jouw digitale ambities in het komende jaar!